Trin A4. Projekt charter
Formål
Dette trin sikrer at formålet med et enterprise arkitektur projekt fastlægges og forankres, og at de nærmere rammer for projektet fastlægges.
Aktører
- Projektleder
- Nøglemedarbejdere indenfor it og forretningen
Input
A1. EA-relaterede udfordringer, A2. EA governance strategi, A3. EA metodegrundlag
Output
A4.1 Projekt charter. Dette charter (eller kommissorium) kan omfatte:
- Mål, strategi og kritiske succesfaktorer for enterprise arkitekturen – ikke for organisationen som sådan. Dette baseres på A2.
- Omfang af EA arkitekturen (som defineret i A3) – med to dimensioner: horisontalt (hele OIO EA metoden gennemløbes, eller kun udvalgte trin). Vertikalt (EA udvikles for hele organisationen, eller kun for udvalgte forretningsenheder/forretningsprocesser).
- Projektorganisation, roller og arbejdsgange i EA projektet (for rapportering, godkendelse af leverancer, løsning af issues, timeregnskab, osv.).
- Valg af værktøjer, dokumentationsformat og -struktur.
- Forventede gevinster (hertil bør overvejelserne fra A2 indgå).
- Projektplan – med aktiviteter med navngivne personer, omkostninger, tidsplan, leverancedatoer, osv.
- Business case - se leverance A4.2 nedenfor.
Trinet foregår i parallel med A3.
A4.2 Business case. Denne vil specificere de gevinster, i form af bedre kvalitet, sparet tid, og økonomiske gevinster, som det givne projekt vil medføre. Man vil ofte have påbegyndt arbejdet med business casen i trin A1, men den bør færdiggøres i dette trin. En business case kan indeholde (jfr. PRINCE2):
- Årsager (input fra trin A1).
- Muligheder (input fra trin A1).
- Udbytter. Her kan også specificeres hvad der sker hvis projektet ikke gennemføres.
- Risici.
- Omkostninger og tidsplan (input fra projekt charteret, A4.1).
- Investeringsvurdering.
Bemærk at den Digitale Taskforce arbejder på en business case skabelon, der bliver obligatorisk. Se omtale på http://modernisering.dk/da/projekter/business_case/
Metode
Her betjener man sig af almindelig projektledelsesteknikker – planlægning af projekter. Tilgange såsom PRINCE2 og principperne i PMI kan for eksempel anvendes. I udarbejdelsen af en business case og i et projektgrundlag giver PRINCE2 god vejledning.
Ifølge PRINCE2 bør et projekt kun gennemføres hvis der er en business case for det. Denne business case bør løbende reviewes, og er der ikke længere en business case, skal projektet stoppes.
Det er vigtigt at projekt charteret identificerer en ledelsesmæssig ansvarlig (en ”executive sponsor”) af EA aktiviteten. Denne vil typisk indgå i en styregruppe, der træffer fundamentale beslutninger, og som også gerne fortsætter som governance ansvarlige. Det er derfor vigtigt at trin A2 indarbejdes i dette trin, og at man løbende i det projektforløb der kommer ud af dette trin, har indarbejdet hvordan overgangen til en EA governance (trin Y3. EA governance) sker.
Aktivitets- og leverancelisten for EA projektet kommer ud af trin A3, hvor den generelle OIO EA metode (trin A5-E3 tillempes til det konkrete behov).
Gode råd
Det skal bemærkes at projekt charteret, herunder en business case, kan udarbejdes for et omfattende EA-projekt, men også for et enkelt projekt, der bruger enterprise arkitektur-teknikker, som dem i OIO EA.
Det er vigtigt ikke blot at planlægge de tekniske aktiviteter, men også de aktiviteter der sikrer at EA-arbejdet kommunikeres og synliggøres undervejs i forløbet. Dette dels fordi arkitekterne vil have brug for bistand fra en lang række mennesker i organisationen for at nå frem til en god EA, og dels for at forberede indførelsen af EA governance.
Eksempler
Der er på nuværende tidspunkt ingen eksempler.
Skabelon
A4. Projekt charter - skabeloner
Relation til andre metoder
Links
Omtale af den Digitale Taskforces business case-arbejde: http://modernisering.dk/da/projekter/business_case/